Um sócio mora em Belo Horizonte, outro em Florianópolis. A equipe de vendas está em São Paulo, um desenvolvedor trabalha em Recife e um designer fica em Portugal. No papel, a sede da empresa é uma sala comercial que quase ninguém visita. Na prática, o negócio inteiro funciona em fusos e cidades diferentes.
Esse cenário deixou de ser exceção, especialmente da pandemia para cá. E traz dúvidas que é importante esclarecer: essa operação precisa seguir quais regras tributárias? E como recolher os impostos sem deixar margem para erros?
O Descomplica PJ ouviu especialistas para entender os principais impactos dessa situação na tributação das empresas. Confira:
1) Com sócios e equipe espalhados, qual é o domicílio fiscal da empresa?
O domicílio fiscal é onde fica a sede ou a administração da empresa e serve de referência para receber notificações da Receita Federal e da prefeitura, além de determinar qual legislação municipal se aplica ao negócio.
Mesmo que os sócios, os empregados ou os prestadores de serviço da empresa morem em outras cidades, o domicílio fiscal continua sendo o endereço registrado no CNPJ.
Mas por que isso é importante? Porque o domicílio fiscal define quanto sua empresa vai pagar em certos impostos. O ISS (Imposto Sobre Serviços), por exemplo, é um tributo municipal cobrado das empresas do setor de serviços. Uma mesma atividade pode ser tributada com uma alíquota de ISS em uma cidade e com outra em uma cidade diferente.
Não muda nada, portanto, para quem tem um colaborador em um lugar diferente da sede. Mas pode mudar quando, por exemplo, a empresa cresce e passa a ter uma estrutura mais robusta em uma nova localidade.
“Alguém em home office isolado não caracteriza, por si só, um novo estabelecimento”, diz o tributarista Júlio César Monteiro, do Miguel Neto Advogados. Agora, se o que a empresa tiver em outra cidade for um escritório, uma filial, uma equipe com autonomia operacional, estrutura administrativa, estoque ou mesmo representantes atuando de forma permanente, a história é outra.
Nesses casos, existe uma outra unidade econômica da empresa em um endereço diferente, que exige ter uma inscrição municipal ou estadual específica, além do cumprimento de obrigações fiscais distintas. E aí, sim, a incidência de impostos como o ISS muda, diz o tributarista Salvador Brandão Júnior, do escritório Galvão Villani, Navarro, Zangiácomo e Bardella Advogados.
2) Os impostos sobre a folha de pagamento são diferentes com equipe em outra cidade?
Existem as mesmas obrigações trabalhistas e previdenciárias de sempre na contratação CLT de um funcionário que trabalhará remotamente. As regras são federais.
Quer dizer, você continuará pagando salário e recolhendo FGTS, contribuição previdenciária (INSS) patronal, Imposto de Renda e o que mais houver, diz Alice Parentoni de Oliveira Brêttas, consultora tributária do Rolim Goulart & Cardoso Advogados. E tudo isso estará vinculado ao estabelecimento em que seu funcionário é registrado, não ao endereço onde ele mora.
Mesmo assim, você deve ficar atento a alguns pontos para evitar problemas. Por exemplo, se o funcionário trabalha em home office, você deve fazer um contrato ou um aditivo contratual de teletrabalho. É isso que formaliza a prestação de serviços fora das dependências físicas da empresa, de forma remota, com o uso da tecnologia como suporte.
O contrato deve informar a qual unidade da empresa o empregado está vinculado. Essa definição faz diferença porque é ela que, em regra, determina qual convenção coletiva será aplicada, a qual sindicato o trabalhador estará vinculado e até o calendário de feriados municipais que deverá ser seguido.
Portanto, mesmo que o funcionário trabalhe remotamente em outra cidade, ele não necessariamente seguirá as regras de onde mora. E, sim, as regras do local onde fica a unidade ao qual está formalmente vinculado.
Mesmo sob um contrato de teletrabalho, as obrigações trabalhistas são rigorosamente iguais à de uma contratação tradicional. Com uma diferença: se a empresa reembolsa despesas como internet e energia elétrica do funcionário apenas para cobrir os custos do home office – e isso está devidamente comprovado – isso não é considerado salário e não entra na base de cálculo da contribuição previdenciária. Por isso, defina e registre tudo por escrito.
3) Como ficam os impostos se eu contratar um prestador PJ em outra cidade?
É cada vez mais comum empreendedores contratarem prestadores para executarem um serviço específico, no lugar de um funcionário CLT que fique à disposição da empresa. Especialmente no caso de negócios que não demandam a presença física, mas não apenas.
Uma empresa de manutenção de equipamentos, por exemplo, que precise atender a uma demanda específica de um cliente em uma cidade diferente pode contratar um parceiro local para isso.
Antes de mais nada, é bom lembrar que contratar como PJ alguém que, na prática, tem horário fixo, recebe ordens diretas, usa equipamento da empresa e trabalha só para aquele cliente é o cenário clássico de vínculo empregatício disfarçado. E o trabalho remoto deixa rastros fáceis de auditar, porque a comunicação é registrada em ferramentas digitais, o que facilita caracterizar um caso de subordinação.
Mas digamos que não seja esse o seu caso. Que você precisa de um desenvolvedor para fazer algumas entregas de um projeto com começo, meio e fim – e contrata um prestador PJ em outra cidade.
Nesse modelo, sua empresa deixa de lidar com a folha de pagamento do profissional e passa a seguir outro conjunto de regras tributárias. Não é preciso recolher contribuição previdenciária ou Imposto de Renda sobre salário, porque não é salário o que o profissional recebe. Você vira cliente, e o prestador, um fornecedor.
E, por isso, sua empresa deve pagar ao prestador o valor cheio contratado. Ele emitirá uma nota fiscal e precisa se responsabilizar por recolher os impostos que incidem sobre a sua atividade, inclusive o ISS municipal, diz Edgar Junqueira Freire, do Rolim Goulart & Cardoso Advogados. Funciona desse jeito porque a regra geral estabelece que o ISS é devido no município onde o prestador está sediado.
É quase sempre assim – mas existe uma lista de exceções. Para certos serviços previstos na lei do ISS, o imposto é devido não no município do prestador mas onde o serviço foi executado. E, nesses casos, quem retém os valores na fonte e paga o imposto para a prefeitura local é a empresa que contratou o prestador, e não o próprio prestador. Em outras palavras, você.
Nessa lista estão serviços como obras, instalação de estruturas temporárias, limpeza e conservação, segurança e cessão de mão de obra, entre outros que você pode conferir no artigo 3º da lei do ISS.
4) O que muda se um sócio ou prestador morar no exterior?
Contratar um profissional que mora fora do Brasil amplia o acesso a talentos, mas também torna a tributação mais complexa. Diferentemente das contratações locais, a empresa precisa analisar não apenas a legislação brasileira mas a forma como o pagamento será feito.
“O tratamento tributário depende da natureza do serviço, do país de residência do contratado, da forma de contratação e até da existência de acordos para evitar a dupla tributação entre os países”, diz Freire.
Dependendo do caso, podem incidir tributos como Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), PIS/Cofins-Importação, ISS-Importação, IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) sobre o pagamento internacional. Em situações específicas, cabe até CIDE (Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico).
Nem todos esses tributos são cobrados em todas as contratações de pessoas físicas autônomas ou de pessoas jurídicas no exterior, mas é bom avaliar antes de fechar o contrato. Peça ajuda ao seu contador.
Essa análise é muito importante para empresas de tecnologia, por exemplo, em que é comum contratar desenvolvedores, designers e outros profissionais em outras cidades e até países.
Se o profissional trabalhar de forma permanente no exterior, a empresa também pode precisar observar regras trabalhistas e fiscais locais.
A situação é diferente se quem mora no exterior é um dos sócios da empresa. A legislação exige providências para manter a regularidade do negócio.
“Quando há sócio residente no exterior, podem surgir exigências como a inscrição no CPF, a nomeação de um representante no Brasil por meio de procuração e, em alguns casos, o registro do investimento estrangeiro perante o Banco Central”, diz Alice.
Monteiro, do Miguel Neto Advogados, lembra ainda que a distribuição de lucros para sócios no exterior passou a seguir regras tributárias específicas neste ano, com incidência de Imposto de Renda independentemente do valor.
Também vale checar se há acordo entre o Brasil e o outro país para evitar dupla tributação. Se sim, a retenção de impostos aqui pode virar crédito tributário lá.
Publicada em: InvestNews
